Top software de gestión documental Secrets

De tal manera que estos puedan ser localizados rápidamente por los empleados o directivos de la compañía. Quienes muchas veces pierden tiempo buscando entre una enorme cantidad de papeles y carpetas.

Muchos documentos son creados para ser compartidos. Los sistemas de gestión documental facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos o con accesos ilimitados a la localización central, los documentos pueden ser distribuidos tanto de forma interna como externa.

OpenKM es un potente software de gestión documental open supply, diseñado para ayudar a las empresas a organizar, administrar y proteger sus documentos de manera eficiente.

Alfresco es un potente software de gestión documental open source que destaca por su flexibilidad y capacidad de integración con distintos entornos empresariales.

Colaboración y Command de versiones: facilita el trabajo en equipo mediante la edición colaborativa y mantiene un historial completo de cambios en los documentos.

No dependes de Net: Las empresas conservan sus datos y están disponibles con o sin conexión a Web. Si hay cortes de conexión, los empleados pueden seguir trabajando sin interrupciones.

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La capacitación del personal garantiza que todos estén familiarizados con el nuevo sistema y puedan aprovechar al máximo sus capacidades. Además, puede ayudar a reducir la resistencia al cambio y a garantizar una transición fluida hacia el nuevo sistema.

Responsabilidad de Mantenimiento: La organización es responsable del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software, las copias de seguridad y la seguridad del servidor, lo que puede Gestión de Documentos requerir un equipo de TI dedicado.

Una vez que se han identificado las necesidades y objetivos, el siguiente paso es seleccionar el DMS que mejor se adapte a estos requisitos:

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Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible.

Cifrado de Datos: Los documentos almacenados en un DMS pueden ser cifrados para protegerlos contra accesos no autorizados y asegurar que la información confidencial se mantenga segura.

Complejidad de Gestión: Gestionar un entorno híbrido puede ser más complejo, ya que requiere coordinar y mantener tanto la infraestructura regional como la basada en la nube.